Dokumentový systém FileNet

Hledáte systém, který vám umožní uspořádat v organizaci velké množství dokumentů? Potřebujete řešit oběh dokumentů, jejich schvalování a archivaci? Chcete mít pod kontrolou platnost dokumentů a jejich tisk? Rádi byste automatizovali některé procesy, jako například oběh faktur, které přímo souvisí s dokumenty?

ECM - Enterprise Content Management aneb Řešení pro správu obsahu

Pokud si na některé z vybraných úvodních otázek odpovíte kladně, možná je načase uvažovat o implementaci systému pro správu dokumentů, nebo obecněji systému pro správu obsahu. Takový systém vám umožní spravovat nejen dokumenty v klasické podobě, ale i elektronickou poštu, videa, prezentace atd.
 
Systémy pro správu obsahu se uplatní všude tam, kde je zapotřebí spravovat velké množství dokumentů, které do organizace vstupují, nebo jsou přímo uvnitř organizace vytvářeny. Systémy pro správu obsahu jsou vlastně jakýmsi ústředním místem pro ukládání dokumentů a manipulaci s nimi. Úkony prováděné s dokumentem jsou pak tímto systémem sledovány a řízeny. Výsledkem správné implementace dokumentového systému je jedno úložiště, ve kterém jsou všechny významné informace, které jsou neseny některým typem dokumentu. Tyto informace jsou pak vhodným způsobem zatříděny a provázány, aby bylo snadné je v budoucnu dohledat.

Klíčové výhody systému pro správu dokumentů

  • zavede řád a systém do práce s dokumenty
  • urychlí vyhledávání a oběh dokumentů
  • poskytuje nástroje pro vyhledávání dokumentů, včetně fulltextového vyhledávání a vytváření šablon pro vyhledávání
  • zabrání ztrátám a poškození dokumentů
  • dovolí verzování dokumentů s možností návratu k předchozím verzím
  • podporuje více než 200 různých formátů dokumentů
  • umožní tvorbu workflow a nastavení procesních cest oběhu dokumentu nebo formuláře
  • poskytne historie zpracování každého dokumentu

Jak na to?

Jistě vás napadne, že na tohle všechno již musí existovat nějaké hotové řešení. Ano, existuje jich dokonce velké množství. Před vlastním výběrem je však velmi vhodné posoudit, co vlastně budete potřebovat. Mezi jednotlivými produkty je samozřejmě veliký rozdíl v tom, pro jakou práci jsou určeny. Mluvíme-li o ECM, pak uvažujeme o správě dokumentů v rozsahu milionů dokumentů, o množství automatizovaných procesů a standardních integračních konektorech na ostatní systémy společnosti. Nedosahuje-li vaše společnost takových nároků, je vhodné se podívat po méně robustních nástrojích, které nejsou tak finančně náročné a které samozřejmě také nabízíme – například náš dokumentový systém SystemIdea. Vývoj ECM není práce pro malou softwarovou firmu. Nasazené řešení bude muset splňovat nároky na provoz po dlouhé roky. Celý IT systém v okolí se bude průběžně měnit a ECM se musí měnit s ním. Navíc u dokumentů platí nepříjemné pravidlo, že nikdy neubývají. Nároky se zkrátka v čase budou pouze zvyšovat, nikdy naopak.
 
Podobně rozsáhlé systémy naše společnost buduje nad platformu IBM FileNet P8. Jde o jeden z nejsilnějších nástrojů pro správu obsahu na světě. Základem je dokumentová knihovna, která slouží jako úložiště pro veškerý obsah. Nad tímto úložištěm je velké množství modulů, které lze postupně implementovat a pomocí kterých lze řešit požadované úlohy. Architektura IBM FileNet P8 poskytuje organizacím možnost rozšiřitelnosti a flexibilitu umožňující řešení náročných a komplexních úkolů týkajících se podnikového obsahu, obchodních procesů a konektivity. Využívá jednotné úložiště, jednotné uživatelské prostředí a jednotnou sadu aplikačního programovacího rozhraní (API) pro vývojáře.
 
IBM FileNet P8 se skládá z mnoha modulů. Mezi nejčastěji používané patří:
  • Content manager poskytuje kontrolu, přístup a sdílení podnikového obsahu v bezpečném a vysoce škálovatelném prostředí
  • Business Process manager automatizuje, narovnává a optimalizuje firemní procesy prostřednictvím řízení pracovních toků mezi lidmi a podnikovými systémy
  • Forms manager slouží pro správu a zpracování formulářů
  • Image manager poskytuje bezpečné a výkonné prostředí pro ukládání a řízení velkých objemů naskenovaných dokumentů a dalšího obsahu. Tisíce uživatelů tak mohou přistupovat k miliardám statických objektů, jako jsou nejrůznější dokumenty, faxy, e-maily nebo multimediální soubory
  • Records manager umožňuje zpracování spisů v závislosti na definovaném procesu
  • Web Content manager slouží pro řízení tvorby, schvalování a publikaci webového obsahu a komplexních dokumentů
  • Team Collaboration manager – všechny uvedené produktové sady jsou vzájemně plně integrovány, umožňují zákazníkům zvolit si vyhovující řešení a následně podle potřeby přidávat další moduly a prvky.
 
Součástí systému jsou rovněž nástroje, které umožňují práci se systémovými objekty (jako jsou např. uživatelé, skupiny uživatelů, dokumenty, verze atd.) a jejich vlastnostmi. Spojením dokumentové knihovny s těmito nástroji pak vzniká jedinečná platforma pro správu obchodních procesů.
 
Architektura FileNET P8 nabízí zvládnutí komplexních obchodních procesů a integraci se všemi stávající systémy a zajišťuje tak lepší zvládnutí procesů a jejich konzistenci v rámci celého podniku. FileNET P8 zajišťuje unifikovanou platformu pro správu procesů v rámci ECM a integraci do stávajících aplikací, čímž vytváří skutečnou efektivitu procesu a zajišťuje dostatečnou architekturu pro rozšíření.
 
Struktura Enterprise Content Management (ECM) vyžaduje vzájemnou kombinaci:
  • Obsah – ucelený management obsahu (tzv. content management)
  • Proces – management podnikových procesů zahrnující osoby a aplikace
  • Propojitelnost – schopnost integrace s podnikovými aplikacemi, flexibilně definované a udržované vztahy mezi událostmi, obsahem a procesy
 
ECM kombinuje unikátním způsobem správu obsahu a management podnikových procesů (tzv. workflow). Tento úzce integrovaný systém umožňuje podnikům kontrolu, sdílení a rychlý přístup k rozhodujícím obchodním informacím, a to vše v rámci vysoce zabezpečeného prostředí. Rovněž umožňuje efektivní podnikovou komunikaci, spolupráci s obchodními partnery a zlepšuje předávání informací, čímž umožňuje rozhodování v kratším čase.
 
Pokud právě hledáte podobný systém pro správu a řízení velkého množství dokumentů a popisované řešení vás oslovuje, naši konzultanti jsou připraveni projít s vámi vaše požadavky a navrhnout architekturu, která by odpovídala vašim záměrům a potřebám. Implementace ECM není jednoduchou záležitostí, která by vyžadovala pouhou instalaci, a dále by ji bylo možné rutinně využívat. Jde o rozsáhlé projekty, které ovlivňují většinu pracovníků organizace a jejich způsob práce.
 
Zpět na předchozí stránku