Dokumentový systém SystemIdea

Potřebujete bezpečný nástroj pro komplexní správu veškerých typů dokumentů a zároveň potřebujete řešit jejich schvalování, verzování a archivaci? Hledáte takový systém, který umožňuje publikaci a následnou správu vložených dokumentů a jejich další zpracování podle specifického workflow? Zajímá vás systém, který zvládnou obsluhovat všichni zaměstnanci společnosti bez ohledu na znalost pokročilých technologií? Chcete propracovaný systém přístupových práv pro jednotlivé uživatele a přehled o historii jejich práce? Chybí vám statistiky návštěv pro jednotlivé dokumenty?

Pokud se úvodní otázky dotýkají témat, kterými se ve vaší společnosti právě zabýváte, máme pro vás systém, který nejen tyto, ale i mnohé další procesy a funkce z oblasti správy a publikace dokumentů řeší.

Co je SystemIdea

SystemIdeaje Content and Document Management System (dále jen CDMS), který slouží jako základní nástroj pro publikaci informací a komplexní správu dokumentů. Základním posláním CDMS je zajistit uživatelům podporu pro vkládání (vytváření) informací nebo dokumentů, které jsou následně publikovány nebo dále zpracovávány podle specifického workflow, které řídí životní cyklus informace či dokumentu.
 
SystemIdea pracuje s publikovanými informacemi obdobně, jako s klasickými dokumenty, což je velmi výhodné hlavně v okamžiku sdílení jedné informace z více míst nebo při schvalování obsahu informace. V dalším textu jsou tedy pod souhrnným pojmem „dokument“ myšleny všechny formy informace určené k publikování nebo následnému zpracování (např. soubor, článek, obrázek apod.)
 

koncipován jako platforma, která nabízí služby pro správu dokumentů různého typu: jak klasických článků, souborů, obrázků, anket, diskuzí či URL adres, tak jakýchkoliv jiných dokumentů s atributy dle specifikace zákazníka (např. faktura, směrnice, produkt, služba apod.). Nad těmito službami je vytvořena aplikace pro správu dokumentů a aplikace pro zobrazování a publikaci dokumentů (intranetový portál, webový portál, dokumentový sklad apod.), která je zcela připravena na míru konkrétnímu zákazníkovi a jeho potřebám.

Životní cyklus dokumentu

Životní cyklus dokumentu

Pro koho je SystemIdea určen

SystemIdea je naprosto ideálním řešením pro státní správu a samosprávu, větší a střední organizace a firmy, které denně pracují s mnoha papírovými dokumenty od faktur přes dokumentace až po různá osvědčení a atesty. Všechny tyto dokumenty je možné jednoduše a účelně archivovat v elektronické podobě a dále s nimi pracovat (vyhledávat, měnit, schvalovat, přidávat poznámky, třídit a organizovat) pouze v elektronické podobě. Právě pro firmy, kterými každý rok projdou tisíce až statisíce papírových dokumentů, ale také velké množství dokumentů elektronických, by měly sáhnout po dokumentovém řešení. Využití systému SystemIdea ale není omezeno jen na funkce dokumentového skladu pro velké množství dokumentů. Systém se velmi dobře uplatňuje i jako rozhraní pro tvorbu webových a intranetových portálů.

Hlavní přednosti SystemIdea

SystemIdea je řešení, které poskytuje jednotlivým uživatelům i celé společnosti následující výhody:
 
Běžný uživatel SystemIdea
  • může publikovat dokumenty a nepotřebuje rozumět webovým technologiím
  • nemusí řešit, jak se dokumenty zobrazují. Šablony předpřipravené v rámci implementace, nebo později vyškolenými specialisty, zajistí jednotný vzhled a formát publikovaných dokumentů
  • má k dispozici jednoduché a přehledné grafické rozhraní s intuitivním ovládáním shodným s ovládáním MS Office aplikací
  • může snadno a rychlé vyhledávat včetně české morfologie
  • pracuje v textovém editoru velmi podobném prostředí MS Word s řadou funkcí pro snadnější tvorbu dokumentů včetně formátování pomocí předdefinovaných stylů a schránky pro přenos textu z aplikací MS Office
  • může pracovat s verzemi dokumentů, vracet se k historii a dohledat již „vyhozené“ soubory
  • kromě základních typů dokumentů pro publikování, jako jsou články, soubory a obrázky má k dispozici další vestavěné typy jako jsou např. ankety, diskuze, FAQ apod.

Společnost používající SystemIdea
  • má pro zabezpečení přístupu k informacím k dispozici propracovaný systém přístupových práv, který vychází ze standardu práv v MS Windows a plně pokryje její potřeby pro správu dokumentů – každý uživatel se dostane pouze k těm informacím, ke kterým má přístup a může měnit nebo odstranit pouze ty dokumenty, u kterých má na to právo
  • může využít pravidelný nebo jednorázový automatický i ruční import a export zvolených dokumentů z požadovaného zdroje (nastaví si zdroj, periodu, typ dokumentu atd.)
  • může se spolehnout na vysoký stupeň zabezpečení aplikace proti náhodné chybě i cílenému útoku – má zajištěnu řízenou bezpečnost od autorizace uživatelů přes sofistikovaný systém přístupových práv až po užívání zabezpečeného kanálu SSL
  • může pro přístup k intranetovému portálu, webovému portálu nebo jiné aplikaci pro prezentování publikovaných dokumentů využít kterékoli již dříve používané internetové prohlížeče
  • má dokumenty přehledně uloženy v hierarchické struktuře a u každého dokumentu i složky má možnost definovat široké spektrum dynamických atributů (doplňující základní statické atributy systému) tak, aby plně vyhovovaly potřebám společnosti
  • má k dispozici schvalovací a procesní workflow, které lze spouštět automaticky dle požadovaných firemních procesů a postupů
  • má pro návrat k historii a případnou kontrolu či pochybnost u každého dokumentu k dispozici archív verzí a koš „vyhozených“ dokumentů
  • může u každého uživatele sledovat jeho aktuální činnost i historii jeho práce
  • může sledovat statistiky návštěv jednotlivých publikovaných dokumentů
 
Zpět na předchozí stránku