Personální portál

Personální portál vytvořený společností ecommerce.cz je rozsáhlý intranetový systém určený pro automatizaci a zefektivnění každodenních administrativních činností, které jsou pro chod střední a velké firmy nezbytné a přitom mohou v součtu zabírat mnoho času, který by zaměstnanec mohl věnovat efektivní práci.

Seznam kapitol

  1. Charakteristika Personálního portálu
  2. Stručný popis modulů Personálního portálu
  3. Modul Organizační struktura
  4. Modul Personalistika
  5. Modul Vzdělávání
  6. Modul Kariéra a volná pracovní místa
  7. Modul Benefity
  8. Modul Majetek
  9. Modul Výkazy práce
  10. Modul Služební cesty
  11. Technologie řešení

1. Charakteristika Personálního portálu


Personální portál společnosti ecommerce.cz představuje sadu aplikací usnadňujících běžnou personální agendu uvnitř firmy a slouží pro „samoobslužnou“ komunikaci mezi zaměstnanci v rámci jednotlivých oddělení a mezi nimi. Díky Personálnímu portálu lze dosáhnout výrazného zefektivnění administrativy, odbourání nepříjemného papírování, zrychlení oběhu dokumentů, schvalování, snížení chybovosti a ztrát. Navíc nabízí možnost snadného propojení s dalšími externími systémy, např. ERP systémem nebo docházkovým systémem atd.

Příkladem může být třeba žádost o služební cestu a její následné vyúčtování. Díky Personálnímu portálu místo obsáhlého formuláře vyplníte jen několik málo údajů v elektronickém formuláři zpřístupněním přes webový prohlížeč, které dále podléhají schvalovacímu procesu nadřízeného. Po jejím absolvování doplníte další potřebné údaje pro následné vyúčtování a statistický reporting a vše je automaticky odesláno do ERP systému, který provede zaúčtování.
 
Díky Personálnímu portálu lze podobně snadno řešit množství dalších administrativních činností od žádostí o dovolenou, správu personální agendy a organizační struktury firmy, vyplňování výkazů práce, správu a přidělování firemních benefitů, řízení vzdělávání uvnitř organizace a další.
 
Řešení personálního portálu je postavené na technologiích společnosti Microsoft a vyvíjeno jako nadstavbová aplikace k Microsoft Office SharePoint Server 2007. Je proto ideální k budování a integraci do portálových řešení postavených na této platformě.
 
Celý systém je vytvořený jako serverová a webová aplikace. Uživatelé tak na svých počítačích potřebují pouze webový prohlížeč a firemní účet, proti kterému probíhá přihlášení, a mohou ke svým datům přistupovat prakticky odkudkoliv. Aplikace navíc bez problémů funguje ve všech běžných internetových prohlížečích.
 
Díky využití technologie Microsoft a své architektuře Personální portál nabízí snadnou možnost integrace do portálových řešení postavených na platformě Microsoft a ovládání aplikace odpovídá zažitým zvyklostem. Personální portál je plně integrovatelný s Active Directory i s dalšími systémy určenými pro správu uživatelů. Mezi hlavní výhody serverového řešení patří, že celá aplikace je spravována na jednom místě, tedy na zálohovaném serveru a data jsou rovněž konzistentně spravována centrálně a jednou aplikací.

Nejdůležitější výhody Personálního portálu

  • Okamžitě vyčíslitelná a prokazatelná úspora nákladů
  • Zefektivnění fungování celé firmy či organizace
  • Minimalizace času potřebného k nepříjemnému papírování
  • Rychlé nasazení celého systému
  • Relativně malé provozní náklady
  • Automatické propojení s ERP systémy
  • Odbourání papírování spojeného s jednotlivými vnitrofiremními procesy

Pro koho je Personální portál určen

Personální portál je určený pro velké a střední firmy se stovkami až tisíci zaměstnanci, kde minimálně část z nich má přístup a pracuje s počítači. Ideální je přímé propojení s firemním ERP systémem a dalšími personálními aplikacemi. Personální portál může ovšem fungovat také jako samostatný systém.
 
Personální portál zaujme především pracovníky personálních a ekonomických oddělení a pracovníky v oddělení řízení lidských zdrojů. Dopad může mít na všechny zaměstnance společnosti, protože díky němu mohou odbourat nepříjemné rutinní činnosti.

Výhody modulární architektury

Personální portál je modulární aplikace, která zákazníkovi umožňuje nasadit jen ty části a moduly, které skutečně potřebuje. Nad základním jádrem celého systému je tak možné vybudovat například portál se všemi nabízenými moduly, nebo vybrat jen jednotlivé požadované funkcionality.
 
Modularita řešení umožňuje široké možnosti dalšího rozvoje a nabízí relativně rychlé rozšiřování implementovaného systému o novou funkcionalitu. Díky modularitě systému je možné jednotlivé části nasazovat postupně, v rychlém sledu za sebou.

Moduly Personálního portálu

  1. Organizační struktura
  2. Personalistika
  3. Vzdělávání
  4. Kariéra a volná pracovní místa
  5. Benefity
  6. Majetek
  7. Výkaz práce
  8. Reporting (součástí všech modulů)
  9. Služební cesty (součástí modulu Personalistika)

2. Stručný popis modulů Personálního portálu

Organizační struktura

Tento modul je tzv. jádrem Personálního portálu. Obsahuje seznam zaměstnanců s potřebnými atributy (telefonní seznam, nároky na dovolenou a volno…) a definici Organizační struktury společnosti.

Personalistika

Modul je určen ke správě a schvalování žádostí (dovolená, volno, služební cesty…), personalista sem může zadávat i nahlášené neschopnosti zaměstnance, zapisovat nároky na dovolenou a volno.

Vzdělávání

Modul by se mohl rovněž nazývat Evidence vzdělávání a lékařských prohlídek. Obsahuje seznam různých vzdělávacích akcí a lékařských prohlídek, ať už povinných či nepovinných a umožňuje tak personalistům sledovat, jaké akce a prohlídky zaměstnanec absolvoval. Pokud je u akcí uvedena periodicita, systém je schopen upozorňovat na akce, kterým se blíží termín opakování a kde již termín opakování vypršel.

Kariéra a volná pracovní místa

V tomto modulu je možné sledovat nabídky uchazečů o zaměstnání, třídit tyto uchazeče podle toho, jak jsou pro organizaci přijatelní. Dále zde personalista může sledovat spolupráci s personálními agenturami a spravovat přehled volných míst v organizaci.

Benefity

Modul člení benefity na dva typy – Nekreditové a Kreditové. Benefity jsou uvedeny v číselníku, přičemž u kreditových je uvedena cena a u nekreditových povolená frekvence čerpání. Zaměstnanec pak vytváří objednávku na benefity, která je zaslána ke schválení správci daného benefitu (např. stravenky může schvalovat někdo jiný než lístek do divadla). Pro kreditové benefity má společnost uveden roční limit a pro každého zaměstnance je sledováno roční čerpání a případný dluh, u nekreditových je sledováno, zda už podle definované frekvence nebylo čerpáno (např. nárok na speciální lékařskou prohlídku 1x za rok).

Majetek

Modul slouží pro sledování majetku v organizaci a sledování, komu nebo do jaké kanceláře je majetek přidělený. Každý typ majetku má svého správce, který má přehled o tom, komu určitý majetek přidělil, nebo zda je k dispozici pro přidělení někomu jinému. Majetek se (podobně jako Absolvované kurzy) přiděluje zaměstnanci přímo z Karty zaměstnance a z Karty zaměstnance je také náhled na seznam majetku, který má zaměstnanec přidělený. Podobně se majetek může přidělovat na kancelář, zodpovědným za tento majetek je pak vedoucí kanceláře.

Výkaz práce

Cílem modulu je sledování ceny úkolů a potažmo projektů tím, že jednotliví uživatelé systému (zaměstnanci podílející se na práci na projektech) si zde vykazují hodiny strávené na přidělených úkolech. Tyto hodiny jim pak schvalují Vedoucí projektu.
Je zde rovněž sledován čas strávený na „režijních“ úkolech, tj. trénink, porady, tvorba metodik apod. Zároveň se zde sledují dovolené a nemocenská.

Reporting

Modul obsahuje seznam reportů a e-mailových zpráv. Uživatelé si mohou definovat, komu a kdy budou tyto informace odesílány. Takto reportován může být např. každé ráno všem zaměstnancům seznam nepřítomných kolegů, spolu se jménem jejich zástupce.

3. Modul Organizační struktura


Tento modul je tzv. jádrem Personálního portálu. Obsahuje seznam zaměstnanců s potřebnými atributy (telefonní seznam, nároky na dovolenou a volno a další) a definici Organizační struktury společnosti.
 
K funkcionalitám v menu Organizační struktura mají přístup všichni zaměstnanci organizace, přičemž vedoucí oddělení mají k dispozici pro čtení jen záznamy zaměstnanců tohoto oddělení a oddělení podřízených. Jednotlivý zaměstnanec má přístup (obecně pro čtení, omezený zápis položek) pouze ke svému záznamu. Personalista má přístup ke všem záznamům.
 
Správce systému má k dispozici další funkcionality, správu číselníků a nastavení menu či export/import seznamu zaměstnanců.
 
Autorizovaný uživatel pracuje s Kartou zaměstnance, kde vyplňuje položky související s workflow schvalování žádanek v modulu Personalistika.

Přehled základních funkcí

  • Evidence pracovníků
  • Telefonní seznam
  • Definice organizační struktury společnosti
  • Vazby do ostatních modulů
    • Zápis a sledování absolvovaných vzdělávacích akcí, kurzů a lékařských prohlídek
    • Zápis a sledování přiděleného majetku
  • Import zaměstnanců z Active Directory nebo ze souboru

4. Modul Personalistika


Modul Personalistika je určen především ke správě žádostí o dovolenou, volno, služební cesty a případně jiné události týkající se agendy personálního oddělení.

 

Jednotliví pracovníci zadávají do systému žádanky o jednotlivé typy dovolené, volna nebo služební cestu a následně tyto žádosti putují v rámci systému schvalování a změn. Celé workflow končí schválením či zamítnutím této žádosti nadřízeným pracovníkem zaměstnance. Informace o výsledku schvalovacího procesu dané žádanky je zaslána žadateli do osobního e-mailu a uložena do portálového kalendáře. Zde si zaměstnanec může v případě potřeby zobrazit jak své položky kalendáře, tak položky podřízených. V případě zájmu je možno tyto žádosti zasílat jako položky do rozhraní aplikace MS Outlook 2007.

 

Pro účely personálního oddělení slouží rovněž příslušné části reportingu, pomocí něhož lze jednoduše pořizovat přehledy ve formě elektronických či tiskových sestav.

Přehled základních funkcí

  • Evidence pracovníků s vazbou na organizační strukturu
  • Řízení žádostí o vydefinované typy dovolené/ volna a proces jejich schvalování
  • Evidence nároku na dovolenou/volno
  • Řízení služebních cest a proces jejich schvalování
  • Správa nákladů za realizované služební cesty
  • Kalendář obsahující sumární přehled plánovaných či realizovaných dovolených/ volna a služebních cest
  • Správa státních svátků a jiných významných událostí
  • Reporting obsahující přehledy čerpaných dovolených/volna, služebních cest
  • Sazebník diet v tuzemsku a zahraničí
  • Práce nad daty svými a podřízených

5. Modul Vzdělávání


Modul Vzdělávání je určen personalistům pro evidování absolvovaných kurzů, školení, certifikátů nebo lékařských prohlídek jednotlivých pracovníků.
 
Uživatelé si v systému naplní seznamy vzdělávacích institucí, vzdělávacích akcí, kurzů a lékařských prohlídek. Tyto seznamy pak mohou samozřejmě průběžně doplňovat podle potřeby. K zaměstnancům pak uvedou, jaké akce absolvovali a kdy. Pokud je u akce určeno, že je periodická (pravidelné lékařské prohlídky, referenční zkoušky atd.), systém upozorňuje, u kterých zaměstnanců se blíží termín opakování akce a které má již propadlé.

Přehled základních funkcí

  • Evidence vzdělávacích akcí
  • Evidence lékařských prohlídek
  • Sledování periodicity akcí
  • Přiřazení absolvované vzdělávací akce pracovníkovi
  • Přiřazení lékařské prohlídky pracovníkovi
  • Seznamy uskutečněných akcí a prohlídek u pracovníka
  • Nalezení neplatných školení, prohlídek
  • Nalezení zaměstnanců s absolvovaným určitým kurzem
  • Zápis certifikátů

6. Modul Kariéra a volná pracovní místa


V modulu Kariéra a volná pracovní místa je možné sledovat nabídky uchazečů o zaměstnání, třídit tyto uchazeče podle toho, jak jsou pro organizaci atraktivní a přijatelní.
 
Dále zde personalista může sledovat spolupráci s personálními agenturami a spravovat přehled volných míst v organizaci.

Přehled základních funkcí:

  • Evidence možných stavů uchazeče (bude pohovor, vyhovuje, přijat atd.)
  • Evidence možných sledovaných znalostí požadovaných na pracovním místě
  • Evidence možných ukončených vzdělání požadovaných na pracovním místě
  • Evidence spolupracujících personálních agentur
  • Evidence volných pracovních míst včetně požadovaných kritérií
  • Evidence uchazeče o zaměstnání včetně nabízených atributů a ostatních materiálů ve formě příloh (životopis, motivační dopis, certifikáty atd.)
  • Změna stavu uchazeče o zaměstnání
  • Obsazení volného pracovního místa

7. Modul Benefity


Modul Benefity člení benefity na dva typy: Nekreditové a Kreditové.

 

Benefity jsou uvedeny v číselníku, přičemž u kreditových je uvedena cena a u nekreditových povolená frekvence čerpání. Zaměstnanec pak vytváří objednávku na benefity, která je zaslána ke schválení správci daného benefitu (např. stravenky může schvalovat někdo jiný než lístky do divadla).

 

Pro kreditové benefity má společnost uveden roční limit a u každého zaměstnance je sledováno roční čerpání a případný dluh. U nekreditových benefitů je sledováno, zda už podle definované frekvence nebylo čerpáno (např. nárok na speciální lékařskou prohlídku 1× za rok).

Přehled základních funkcí 

  • Rozdělení benefitů do skupin
  • Správa benefitů
  • Objednávání benefitů pracovníkem
  • Validace objednávek
  • Schvalování objednávek
  • Náhled na benefity čerpané zaměstnancem

8. Modul Majetek


Modul Majetek slouží pro sledování majetku v organizaci a sledování, komu nebo do jaké kanceláře je majetek přidělený. Každý typ majetku má svého správce, který má přehled o tom, komu určitý majetek přidělil, nebo zda je k dispozici pro přidělení někomu jinému.

 

Majetek se (podobně jako Absolvované kurzy a prohlídky v modulu Vzdělávání) přiděluje zaměstnanci přímo z Karty zaměstnance. Z Karty zaměstnance je také k dispozici náhled na seznam majetku, který má zaměstnanec přidělený. Podobně se majetek může přidělovat na kancelář, zodpovědným za tento majetek je pak vedoucí kanceláře.

Přehled základních funkcí:

  • Rozčlenění majetku dle typů
  • Přidělování majetku
  • Převod majetku na sklad
  • Vyřazení majetku z evidence
  • Seznamy přiděleného majetku pro inventury

9. Modul Výkazy práce


Cílem tohoto modulu je sledování ceny úkolů a potažmo projektů tím, že jednotliví uživatelé systému (zaměstnanci podílející se na práci na projektech) si zde vykazují hodiny strávené na přidělených úkolech. Tyto hodiny jim pak schvalují projektoví manažeři.

 

Je zde rovněž sledován čas strávený na „režijních“ úkolech, tj. školení, porady, tvorba metodik apod. Zároveň se zde sledují dovolené a nemocenská.

Přehled základních funkcí

  • Definování projektů a úkolů
  • Přiřazení odpovědných osob k projektům a úkolům (Projektový manažer)
  • Přiřazení úkolů zaměstnancům
  • Definování denního fondu pracovní doby pro jednotlivé zaměstnance
  • Definování hodinových sazeb pro jednotlivé zaměstnance
  • Denní vykazování činností na projektech či mimo ně
  • Kontrola týdenního vykázaného času proti týdennímu fondu pracovníka
  • Schvalovací proces
  • Sledování celkem vykázaného času na úkolech
  • Sledování ceny úkolů a projektů

10. Modul Služební cesty


Cílem modulu Služební cesty je „bezpapírové“ schvalování a vyúčtování služebních cest. Pracovník si před služební cestou vytvoří žádanku, kterou mu postupně schválí jeho nadřízený a finanční oddělení. Pokud je požadována záloha, schválená žádost je odeslána na pokladnu, která peníze vydá a dopíše tuto informaci do žádanky.

 

Po návratu ze služební cesty probíhá vyúčtování. Pracovník k žádance připojí naskenované účtenky a uvede náklady (cestovné, ubytování, stravné atd.). Žádanka pak opět prochází přes nadřízeného a pokladnu, kde se provede finanční vyrovnání.

 

Modul je součástí souhrnného modulu Personalistika, který obsahuje i další žádanky.

Přehled základních funkcí

  • Správa číselníku stravného
  • Správa číselníku dopravních prostředků
  • Vytvoření žádanky pracovníkem
  • Schvalovací proces
  • Vyplácení a potvrzení zálohy
  • Vykázání služební cesty
  • Finanční vyrovnání za služební cestu

11. Technologie řešení

 
Personální portál je postavený na technologiích společnosti Microsoft. Naprogramovaný je s použitím technologie .NET a využívá databázového serveru Microsoft SQL Server 2000 nebo 2005.  Celý systém je vytvořený jako serverová a webová aplikace a kromě prohlížeče ke svému fungování na klientském počítači nepotřebuje žádný jiný software. Aplikace navíc není vázána na jeden jediný typ prohlížeče. Funguje bez problémů jak v MS Internet Exploreru tak i ve Firefoxu a stejně tak i v Opeře či dalších prohlížečích. Personal Portal Server je plně integrovatelný s Active Directory i s dalšími SSO systémy a systémy určenými pro správu uživatelů.
 
  • celá aplikace je spravována na jednom místě, tedy na serveru, který je zálohován pro případ výpadku
  • data jsou konzistentně spravována na jednom místě a jednou aplikací
  • uživatelé potřebují na svých počítačích pouze fungující webový prohlížeč a mohou ke svým datům přistupovat prakticky odkudkoliv (odpadá údržba aplikace u uživatelů),
  • aplikace má intuitivní webové rozhraní
  • není třeba řešit náročnou distribuci dat offline klientem a serverem
 
Jako primární datové úložiště bude využito katalogu technologie Microsoft Office SharePoint Server 2007, fyzicky ukládaného v relační databázi Microsoft SQL Server 2005. Zde je možné ukládat jak strukturovaná data, tak soubory nebo formuláře. Nad datovými katalogy je vybudována vlastní aplikační vrstva, které plně využívá běhové platformy Microsoft Office Sharepoint Server 2007. Díky tomu je funkcionalita personálního portálu integrální součástí instance Microsoft Office SharePoint Server 2007 se všemi přínosy, které běhová platforma nabízí. Těmito přínosy jsou:
 
  • jednotná administrace na systémové úrovni (korporátní vzhled, přístupová práva, auditing, zálohování, proces disaster recovery atd.)
  • využití vlastností funkcí Content Management Systemu (správa obsahu, verzování ukládaného obsahu, řízená publikace)
  • jednotný proces workflow
  • podpora uživatelských formulářů 

Workflow

Pro zajištění možnosti adaptace personálních agend podle proměnných potřeb organizací je důsledně vyžito technologie Microsoft Windows Workflow Foundation. Tato technologie umožňuje definovat a řídit schvalovací procesy, oběh informací a případně obecné události v aplikaci a celém systému. Komunikační rozhraní umožňuje integraci s externími systémy na bázi principů BPL, standardní datové konektivity, importu a exportu dat nebo obecného API.

Škálovatelnost a vysoká zátěž

Personální portál, respektive celý systém musí být maximálně odolný vůči zátěži. Personální portál bude ve firmě nejpoužívanější aplikací například na konci měsíce, kdy každý zaměstnanec bude chtít doplnit svůj pracovní výkaz, zažádat o stravenky atd. Při návrhu architektury jsme využili svoje zkušenosti z mnoha náročných a velmi zatížených rozsáhlých internetových projektů, které naše firma realizovala. Druhým kritériem pro nás byla snadná škálovatelnost. Celý systém je při zvýšených nárocích na něj poměrně jednoduše rozšiřitelný a škálovatelný. Chápeme, že žádná společnost není stejná. Proto je Personální portál se svými moduly jakousi základní stavebnicí, která je vždy přizpůsobována na míru konkrétnímu zákazníkovi. Z toho vychází i vlastnosti celého systému.

Technická architektura řešení

Technická architektura řešení

Využívané technologie

  • Microsoft Office SharePoint Server 2007 nebo Windows Sharepoint Services 3
  • Microsoft Forms Server
  • Microsoft SQL Server 2005
  • Microsoft .NET Framework 2.0 a 3.0
 
Zpět na předchozí stránku